Web thu số điện thoại của khách thì nên có một trang nói rõ thu để làm gì, ai nhận, giữ bao lâu, xoá thế nào. Dưới đây là bản mẫu GoEcomaZ đang dùng trên chính goecomaz.com, viết cho khách đọc trong hai phút. Chép về, thay chữ trong ngoặc vuông, đặt ở địa chỉ /chinh-sach-du-lieu (hoặc tên nào bạn muốn) rồi báo GoEcomaZ để OnDuty link tới đó.
Chính sách dữ liệu, [Tên tiệm]
Thu gì, để làm gì. Khi bạn để lại số điện thoại hoặc Zalo, tên và vài dòng nhu cầu (qua ô nhắn tin, đặt lịch, hoặc khung hỏi đáp trên trang), [Tên tiệm] dùng đúng những thứ đó để gọi lại về việc bạn hỏi. Không dùng để gửi quảng cáo, không bán hay chia sẻ cho bên nào khác. Khung hỏi đáp trả lời tự động theo hồ sơ [Tên tiệm] đã duyệt; câu bạn hỏi được lưu ẩn danh (số điện thoại và email đã bị xoá khỏi câu).
Lưu ở đâu, bao lâu. Số và nội dung bạn gửi đi thẳng tới [tên chủ tiệm] qua [Telegram / Google Sheets / email]; lịch hẹn bạn chọn được ghi lên Google Calendar của tiệm ở trạng thái tạm cho tới khi gọi xác nhận. Khung hỏi đáp chạy trên hệ thống OnDuty của GoEcomaZ, máy chủ ngoài Việt Nam, câu hỏi gửi tới nhà cung cấp mô hình ngôn ngữ ở gói trả phí, không dùng để huấn luyện mô hình. Câu hỏi ẩn danh giữ tối đa 120 ngày; bản ghi cuộc trò chuyện, nếu có, tối đa 180 ngày. Số điện thoại giữ tới khi việc tư vấn xong hoặc bạn yêu cầu xoá.
Cookie. Khung hỏi đáp và ô đặt lịch không đặt cookie, không theo dõi bạn qua các trang. [Nếu web có Google Analytics hay Facebook Pixel, ghi một câu ở đây.]
Quyền của bạn. Muốn xem, sửa hoặc xoá thông tin đã gửi: nhắn Zalo [số Zalo của tiệm], ghi rõ số điện thoại đã dùng. [Tên tiệm] xoá trong vòng 7 ngày làm việc và báo lại.
Ai chịu trách nhiệm. [Tên tiệm], [tên chủ], [địa chỉ hoặc mã số thuế nếu có]. GoEcomaZ (đơn vị vận hành OnDuty) chỉ xử lý dữ liệu thay [Tên tiệm] theo hợp đồng, không dùng cho việc khác. Áp dụng từ [ngày].
Ba chỗ hay quên: